A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos para o formato digital. Qualquer documento que contenha informação relevante para seu negócio pode ser digitalizado e convertido em formatos digitais.
Esta conversão também transforma o modo de armazenagem destes arquivos que uma vez digitalizados poderão ser disponibilizados em vários formatos de mídias como CDs, DVDs, Pendrives, em unidades de discos removíveis ou ainda totalmente WEB.
No processo de conversão de um documento o acervo é escaneado e os arquivos, agora transformados em imagem, passam por um processo de classificação de documentos para garantir a agilidade na localização das informações através das ferramentas de buscas que podem ser implantadas nesta solução.
A digitalização é aplicada em processos que exigem um maior nível de consulta e compartilhamento, permitindo que o documento seja acessado por vários usuários simultaneamente e a qualquer momento via Web.
Com a implantação deste serviço a redução nos custos será continua, começando pela redução na demanda de cópias desnecessárias, preservação do arquivo original - devido ao mínimo acesso ao documento físico -, otimização do espaço físico para armazenagem de acervo e auditoria de acesso às informações disseminadas em nuvem.
Aumento da produtividade: a redução do tempo de busca por determinados documentos e o acesso rápido às suas informações serão de grande contribuição para a eficiência das transações do seu “core business”.
Otimização do espaço físico: a digitalização de documentos e arquivos permite a armazenagem destes ativos em nuvem ou em qualquer outro tipo de mídia de dados. Isso deixa o espaço físico dedicado ao acervo documental livre para atividades produtivas.
Preservação do arquivo físico: com o acesso e compartilhamento do mesmo documento na rede para vários usuários simultâneos, a preservação do arquivo físico original será garantida.
Redução dos custos gerados por excesso de impressão e cópias: diminua o número de impressões e cópias desnecessárias e veja os indicadores de investimento no seu negócio se estabilizar.
Mais segurança para informações confidenciais: as ferramentas de organização implantadas no serviço de digitalização de documentos permitem o controle de acesso por usuários. Logo, suas informações confidenciais só serão acessadas por quem for autorizado.
Contribua com o meio ambiente: apesar de ser um ativo com rápida degradação, o papel ainda é uma das principais causas de desmatamento. Diminuir a demanda de cópias em seu ambiente de trabalho já é o primeiro passo para contribuir com a preservação da natureza e investir em sustentabilidade no seu negócio.
Somos qualificados para prestar um serviço profissional onde a digitalização de documentos e arquivos passa pelas seguintes etapas:
• Classificar: preparar, organizar e catalogar por categoria/departamento;
• Digitalizar os documentos com OCR: usando os scanners profissionais disponíveis em nossa estrutura de equipamentos de alta produtividade;
• Indexar: associar metadados ao arquivo digital para otimizar consulta em sistema Web;
• Controle de qualidade: validação de todas as etapas antecedentes à disponibilização dos arquivos digitais aos usuários finais;
• Recuperar: utilização de ferramentas especializadas para a busca e localização de documentos digitalizados;
Após estas etapas o documento estará disponível para ser recuperado digitalmente, via Internet, a qualquer momento, 24 horas por dia, 7 dias por semana.
A S.R. Digitalizações oferece toda infra-estrutura e “know-how” requeridos para a implementação desta solução, dimensionando-a de acordo com a necessidade do seu negócio. Deixe-nos cuidar da Digitalização de Documentos de sua empresa com profissionais treinados e reduza os altos investimentos em equipamentos, suporte e gerenciamento de informações.
Qualquer organização que tenha em sua rotina documentos com constante acesso e compartilhamento das informações neles contidas.
Visto isso, esta é uma solução chave para empresas que não param de crescer e prezam a padronização e eficácia na gestão de documentos do seu negócio.
